Besonderes elektronisches Behördenpostfach
Mit dem Inkrafttreten der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV) ist jede Behörde sowie Körperschaft und Anstalt des öffentlichen Rechts verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation sieht das Gesetz unter anderem das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) vor, das über das beA erreicht werden kann.
Bereits Anfang Juni 2021 hatten wir unsere Mitglieder darüber informiert, zukünftig elektronisch mit ihnen über das beBPo bzw. beA kommunizieren zu wollen. Mitglieder können bereits seit diesem Zeitpunkt diesen Kommunikationsweg nutzen, wovon diese auch rege Gebrauch machen. Dieser Austausch ist nachhaltig, sicher und kostensparend.
Neben breiter Zustimmung haben daran einzelne Mitglieder Bedenken geäußert. Dies hat uns veranlasst, unser Vorhaben bezüglich des Versands von Nachrichten durch das Versorgungswerk noch einmal zu überdenken und von einem externen Fachanwalt überprüfen zu lassen. Unsere Auffassung, dass der von uns angestrebte Kommunikationsweg nicht nur sinnvoll und zeitgemäß sondern auch rechtlich unbedenklich ist, hat sich hierbei bestätigt.
Um denjenigen Mitgliedern des Versorgungswerks entgegen zu kommen, die zwar über ein beA verfügen, die elektronische Kommunikation mit dem Versorgungswerk aber nicht wünschen, eröffnen wir die Möglichkeit, der elektronischen Kommunikation zu widersprechen.
Auf dieser Grundlage hat das Versorgungswerk mit der elektronischen Kommunikation seit November 2021 begonnen. Gleichzeitig wurde der Versand von Papierpost an Mitglieder, die dieser Kommunikation nicht widersprochen haben, eingestellt.
Nachrichten und Dokumente, die einzelnen für das Versorgungswerk tätigen Personen über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) übersandt werden, gehen dem Versorgungswerk nicht zu.
Bei der Übersendung von Anlagen bitten wir Sie die den technischen Standard für die Übermittlung und Eignung zur Bearbeitung elektronischer Dokumente gem. § 2 Abs. 1 i.V.m. § 5 Abs. 1 ERVV zu berücksichtigen. Dementsprechend sind nur Dateien im PDF- oder TIFF-Format zulässig. Andere Dateiformate und deren Inhalt können wir nicht verarbeiten und werden sie daher löschen. Nachrichten, die nicht dem Standard entsprechen, entfalten somit auch keine fristwahrende Wirkung.
Die Adresse des Postfachs des Versorgungswerks, welche auch über die Adressbuchfunktion des beA gefunden werden kann, lautet:
DE.Justiz.b222f6ad-b7e2-49a4-8d80-acb2bd4a17ae.6cc5
Sicherheit und Datenschutz
Das beBPo, geregelt in §§ 6 bis 9 ERVV, basiert auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP), die sich für den elektronischen Rechtsverkehr seit dem Jahr 2004 bewährt hat. Beim Versand über beBPo handelt es sich um einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 4 HwVfG. Hierdurch eröffnet sich die Möglichkeit, Schriftstücke, die der Schriftform bedürfen, elektronisch zu übermitteln. Auf die mitunter aufwendige Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur kann in diesem Zusammenhang verzichtet werden, eine einfache Signatur genügt zur Wahrung der Schriftform.
Der Versand über das beA, geregelt in § 31 BRAO, §§ 19 und 20 der Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (RAVPV), stellt ebenfalls einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 4 HwVfG dar. Auch der BGH hat das beA in seiner Entscheidung vom 22.03.2021 (Az. AnwZ (Brfg) 2/20) als sicher im Rechtssinne bewertet.
Verbindlichkeit
Der Zugang von Nachrichten, die über das beBPo erfolgreich versandt und empfangen werden, wird mit Hilfe von Protokolldaten, die im Rahmen der elektronischen Kommunikation erstellt werden, hinsichtlich jedes einzelnen Versandvorgangs dokumentiert.
Gemäß § 31a Abs. 6 BRAO ist der Inhaber des beA verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten und Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen.
beA einrichten
Damit Nachrichten im beA abgerufen werden können, muss, sofern dies noch nicht geschehen ist, das Postfach im Webbrowser eingerichtet und aktiviert werden. Hierfür sind folgende Schritte notwendig:
- beA-Karte beantragen und ggf. Kartenlesegeräte bestellen
- beA Client-Security herunterladen und installieren
- Erstregistrierung vornehmen
Eine Hilfestellung finden Sie unter: https://portal.beasupport.de/
Mehrere beA
Mitglieder, die über mehrere Anwaltspostfächer verfügen, da sie beispielsweise eine Zulassung als Rechtsanwalt und als Syndikusrechtsanwalt erteilt bekommen haben, können Nachrichten des Versorgungswerks nur an ein beA erhalten.